שילוב מתודולוגיות ניהול פרויקטים ו – Six Sigma להשגת מצוינות ארגונית

הטמעת מערך KPI's ושגרות ניהול בארגון יצרני באמצעות מתודולוגיית Balanced Scorecard

שילוב מתודולוגיות ניהול פרויקטים ו – Six Sigma להשגת מצוינות ארגונית

על פניו ניתן היה לומר שמתודולוגיות ניהול הפרויקטים ו – Six Sigma מוכוונות לתחומי פעילות שונים ושילובן זו בזו לא יביא תועלת ממשית לארגון, אך לא כך הדבר. נכון הוא שמתודולוגיית ניהול הפרויקטים מקנה תהליכים וכלים לניהול פרויקט באשר הוא פרויקט ומתודולוגיית ה – Six Sigma מגדירה תהליך סדור של צמצום שונות וחסכון בעלויות, אך עם זאת, שילובן זו בזו עשוי לאפשר מיצוי המרב מכל אחת מהמתודות תוך חיפוי הדדי על חסרונותיה של האחת אל מול השנייה.

מנהל פרויקטים העוסק בניהול פרויקט כלשהוא בארגון יפיק תועלת רבה מהיכרות עם תהליכי ה–Six Sigma והכלים המוצעים, המאפשרים לו מיפוי מצב קיים, הגדרת מצב עתידי, הבנת הפערים בין המצוי לרצוי (אשר אמורים להיסגר באמצעות הפרויקט) וזיהוי סיבות השורש לפערים. תכנית עבודה שתגובש כתוצר לתהליך תאפשר טיפול בסיבות השורש, מציאת פתרונות מתאימים ויישומם בפועל כחלק אינטגרלי מהפרויקט. ראייה זו תייצר בהכרח מיקוד במטרות הפרויקט וביעדיו ותגדיל משמעותית את סיכויי הצלחתו.

מאידך, מנהל אשר מוביל תהליך DMAIC של Six Sigma לשיפור ביצועים בתהליך ארגוני כלשהוא יפיק תועלת רבה מהכרות עם מתודולוגיית ניהול הפרויקטים של ה- PMBOK אשר תנחה אותו בתהליכים ניהוליים הכרחיים לאורך שלבי הפרויקט – יזום, תכנון, ביצוע, מעקב ובקרה, וסיום. במקרה זה יוודא אותו מנהל כי תחומי ידע שונים, כגון: ניהול תכולה, זמן, תקציב, תקשורת, סיכונים ועוד, מיושמים ומנוהלים באופן מיטבי ובכך ישפר משמעותית את סיכויי הצלחתו של פרויקט ה–DMAIC תוך השגת יעדי השיפור שהוגדרו.

מתודולוגיית ה–PMBOK מגדירה 5 שלבים (יזום, תכנון, ביצוע, מעקב ובקרה, וסיום) ו–42 תהליכים לניהול פרויקט. חסרונה של שיטה זו הינה בחוסר היכולת למדוד באופן כמותי את החזר ההשקעה בעבור התשומות אשר הושקעו במימושה בפועל. לעומת זאת מתודולוגיית ה–6 Sigma מנצלת מידע עובדתי וניתוחים סטטיסטיים בכדי לשלוט על הפרמטרים הקובעים את איכות התהליך, למדוד את ביצועי האופרציה הנבחנת ולשפרם. שיטה זו מתרכזת בצמצום השונות בתהליכים ובמרכוז התוצרים בתוך גבולות המפרט אשר נקבע בהתאם לציפיות ולדרישות לקוחות הארגון. במסגרת מתודולוגיה זו מקובל להוציא אל הפועל פרויקטי שיפור וצמצום עלויות הנפרשים על פני 5 שלבי ה-DMAIC (הגדרה, מדידה, ניתוח, שיפור ובקרה). חסרונה של שיטה זו הנה באופן ניהול הפרויקט תוך התעלמות ממספר תחומי ידע המקובלים במתודולוגיית ניהול הפרויקטים.

אי לכך, ניכר כי השילוב בין 2 מתודולוגיות אלו עשוי לטמון בחובו תועלת הדדית ניכרת אשר תביא מחד – היבטים של מדידת תועלת וחסכון צפוי לניהול הפרויקטים בארגון בכלל, ומאידך – לשיפור באופן ניהול פרויקט Six Sigma ולהגדלת סיכויי הצלחת פרויקטים במושגים של שיפור, חיסכון ועמידה בלוחות זמנים ובמסגרת התקציב. מעבר לכך, קיים ערך של ממש עבור מנהלי הפרויקטים עצמם אשר ישכילו ליישם כלים מעשיים משתי המתודולוגיות ולממש את תועלות הסינרגיה.

 חברת  Tefen מבצעת, יותר ויותר, הדרכות מותאמות ללקוח (Tailor made) המשלבות בין מתודולוגיית ניהול הפרויקטים למתודולוגיית ה-Six Sigma, תוך התמקדות בלימוד ובתרגול כל אחת מהפרקטיקות ובד בבד ביצירת התשתית הסינרגטית לשילוב ביניהן. תכנית ההדרכה נבנית באופן מותאם וייחודי ללקוח וכוללת Case studies מעולם הפיתוח וניהול הפרויקטים של הארגון תוך שימת דגש על סביבת העבודה ותהליכי העבודה בארגון.

"חברת Tefen נבחרה להעביר הדרכה מותאמת בנושאי Six Sigma וניהול פרויקטים, אשר גובשה לצרכים הספציפיים של הארגון ותרמה רבות להבנת המתודולוגיות ולאופן יישומם.
במסגרת ההדרכה הוטמעו ותורגלו כלים מעשיים אשר יתרמו לשיפור ביצועינו העסקיים. Tefen הביאה ראייה חדשה של עולם ניהול הפרויקטים ו-Six Sigma ושדרגה את יכולותינו בנושאים אלו" – סיגל וולף, מנהלת משאבי אנוש בחברת "Carestream Orex".

נכתב ע"י: זאב אהרונסון, Associate Partner Tefen, תחום PME