פרויקט שיפור שירות ותהליכים באגף הרכש

מצוינות תפעולית וארגונית

לורם איפסום דולור סיט אמט, קונסקטורר אדיפיסינג אלית צש בליא, מנסוטו צמלח לביקו ננבי, צמוקו בלוקריה שיצמה ברורק. גולר מונפרר סוברט לורם שבצק

פרויקט שיפור שירות ותהליכים באגף הרכש

רקע והאתגר של הפרויקט

הרכש פועל בשלושה ענפים: רכש טכנולוגי, רכש כללי, ורכש בינוי.

מנהלי אגף הרכש בארגון העלו בפני תפן מספר בעיות שברצונם שנבחן:

סרבול בירוקרטי סביב וועדות הרכש אשר מעקב אישור עסקאות באופן יעיל ואפקטיבי
העדר סמכויות רכש עצמאיות בחטיבות השונות עבור עסקאות קטנות
העדר תהליך ניהול ספקים מובנה המפיק ערך מוסף לאגף הרכש
חוסר תכנון של תהליכי עבודה סדורים לפי תעדוף עסקאות ומשאבים

מה בוצע בפרויקט?

תהליך אבחון מצב קיים וגיבוש המלצות כלל את הפעולות הבאות:

ראיונות עם גורמים רלוונטיים בחברה
ניתוח מבנה תפעולי, תחומי אחריות וסמכות של הגורמים השונים
ניתוח תהליכים מרכזיים, ממשקים וזרימת דרישות והזמנות: מדרג סמכויות רכש, בקרת הרכש, דרישה והזמנה, חתימה וניהול הסכמי מסגרת, מכרזים וניהול
ניתוח אפקטיביות מסלולי הרכש השונים בהיבט של ריבוי חתימות, זמני המתנה וכדומה
בחינת וועדות הרכש: סוגי הוועדות, מדרג אישורים, הרכבי הוועדות ונחיצותן
מיפוי מדדי רכש קיימים ואופן חישובם
מיפוי שגרות ניהול קיימות
ניתוחי SLA לכלל תהליכי הרכש הקיימים
ניתוחי פארטו למסלולולי הרכש ו-ועדות הרכש תוך בחינה של כמות עסקאות אל מול היקפן הכספי
בנצ'מרק של ארגונים מקבילים
ניתוח בעלי הסמכויות בוועדות הרכש והתאמתם לבחינת העסקאות בוועדות השונות
ניתוח פארטו לפי כמות ספקים, כמות העסקאות שבוצעו מולם והיקפן הכספי של העסקאות
ניתוח ובניה של מודל סגמנטצית ספקים
ניתוח שגרות ניהול ותהליכי עבודה פנים ארגוניים לפי פעולות VA ו-NVA
ניתוח ממשקי עבודה מול היחידות המקצועיות
בחינה של מערכות המידע באגף תוך ניתוח ממשקי העבודה מולן
ניתוח ותק עובדי אגף הרכש וניסיום בתחום אל מול ארגונים מקבילים

תהליך מיפוי תהליך קיים

המלצות והשיפור שיושג בעקבותן:

העלאת סף הרכש העצמאי בחלוקה למחלקות המקצועיות – אבדן בקרה על 1.5% מכספי הרכש תוך צמצום 50% מכמות העסקאות שמועלות לאגף
העלאת הסף הכספי שבגינו מועלת עסקה לוועדה – אבדן בקרה על 6% מכספי הרכש תוך צמצום 40% מכמות העסקאות שמועלות לאגף

תועלות צפויות: