הקמת מערך מדידה ובקרה (KPI's) לתחום שרשרת האספקה במפעל יצרני מתחום מוצרי הצריכה

 רקע ומטרה

הטמעת מערך KPI’s ושגרות עבודה במפעל יצרני– הפרויקט עסק באפיון והטמעת מדדי ביצוע לעובדים וכן בייסוד שגרות ניהול למערך שרשרת האספקה במפעל במטרה לשפר את הפריון ואת רמת השירות הפנימית.

במסגרת העבודה נעשה שימוש במתודולוגיית Balanced scorecard לגיבוש סט מדדים המודד רוחבית את כל יעדי שרשרת האספקה בהיבטים כמו:

• יעילות – לדוגמה מס' יחידות שנקלטו בתקופת זמן
• רמת שירות – לדוגמה OTIF, מס' הזמנות שסופקו למערך הייצור בזמן ובכמות הנכונה
• איכות – לדוגמה אמינות מלאי
• עלות – לדוגמה תשלום שעות נוספות

האתגר

עקב האכילס של מערך שרשרת האספקה היה ניהול מגיב ולא ניהול יוזם. היה חסר האלמנט של ניתוח ביצועים והסקת מסקנות המניעה לפעולה משפרת. כתוצאה מכך לא היתה שקיפות חד משמעית על איכות הביצועים, הן למנהלים והן לעובדים.

האתגר המרכזי היה לרתום את העובדים למהלך ולשכנע אותם שהפרויקט יועיל גם להם (WIN WIN). המהלך תוקשר עם העובדים, כאשר המסר היה שהפרויקט לא יצא לדרך ממקום של התייעלות אלא ממקום של שקיפות על ביצועים ורצון לשפר את רמת השירות הפנימית הניתנת למערך הייצור של המפעל.

מה בוצע בפרויקט?

צוות הפרויקט מיפה את תהליכי שרשרת האספקה המרכזיים במפעל ואת הממשקים בין מערך הייצור לשרשרת, תוך זיהוי הצרכים העיקריים של הלקוחות הפנימיים והחיצוניים: ייצור, רכש, ספקי חו"ג ואריזות וספקי תובלה.

באמצעות מתודולוגיית Balanced Scorecard הוגדרו מדדי על לכל עולם תוכן, ולכל מדד על הוגדרו מדדים מסבירים המשפיעים על מדדי העל.

לאחר מכן, צוות הפרויקט התלווה לשגרות הניהול של מנהל המחסן ועובדיו. מופו שגרות הניהול והבקרה במצב הקיים ע"י תצפיות תוך זיהוי פוטנציאל לשיפור, למשל, הגדרת התוכן והתוצר של כל שגרה – גזירת משמעויות לתוכנית עבודה בישיבת ייצור שבועית.

בשלב האחרון יושם כלי של Visual management, וכן בוצע חיבור בין שגרות הניהול, המדדים ועובדי הלוגיסטיקה. נבנה לוח ויזואלי אשר כלל את תכנית העבודה השבועית, רשימת משימות ומדדים מרכזיים. הלוח מוקם באזור מרכזי במחסן וסביבו מתבצע כינוס הבוקר של כלל עובדי המחלקה.

תפוקות/תוצאות

הערך המוסף של הפרויקט נבע מויזואליות התשתיות הניהוליות – עובדי הלוגיסטיקה מחוברים ועוקבים כעת אחר המדדים שע"י שיפורם, יוכל מנהל הלוגיסטיקה להניע לפעולה ולשפר את ביצועיו. בנוסף הועלתה אפקטיביות שגרות הניהול – כעת מדברים על הנושאים החשובים שתומכים במדדים ומניעים את העובד לביצוע הפעולה הנכונה באופן מיטבי.