מחויבות ההנהלה בשינויים ארגוניים תפעוליים בארגון

לא נטעה אם נאמר, שהמטרה של כל ארגון פיננסי הקיים בעולמנו היא מטרה אינסופית – מקסום הרווחים באמצעות הגדלת קצב התפוקה והוזלת עלויות הייצור (בהנחה שלא מדובר במלכ”ר ושקיים ביקוש למוצר בשוק).

T.O.C – תורת האילוצים, Lean Manufacturing – ייצור רזה, Concurrent Engineering – הנדסה משולבת ועוד, הן רק חלק קטן מתורות בתחום הניהול, שפותחו על מנת לקדם את הארגון למטרתו.

ארגונים רבים משתמשים בשירותם של יועצים ארגוניים ו/או מעסיקים מהנדסי או”ש על מנת לבחון, ליישם ולהטמיע שינויים, בכדי להבריא את הארגון ולהתייעל.

הגיוס הנפוץ של יועצים חיצוניים, מגיע בד”כ לאחר ההבנה של הנהלת הארגון, שאינה יכולה להיחלץ בעצמה מן המשבר שפקד אותה. לכן, קיים הצורך במומחים אובייקטיביים, אשר להם יש את הזמן, הידע והניסיון לחקור, לאבחן ולהסיק מסקנות על פעילות הארגון. החוקרים נדרשים להציג תמונת מצב אמיתית של הארגון ולהציע הצעות של התייעלות, בהתאם ליעדים שהוגדרו ע”י הארגון. בסופו של תהליך מונח לפתחם של מקבלי ההחלטות, דו”ח האבחון שבוצע בארגון. בדו”ח מפורטים הממצאים וההמלצות שיש לבצע, בכדי לפתור את הבעיות הקיימות ולהשיג את היעדים של הארגון.

מחייבות ההנהלה – הן צמד המילים שמופיעות לא פעם כתנאי להצלחת פרויקט של הטמעת שיטה חדשה או שינוי תהליך בארגון. בכל שינוי או ראורגניזציה, הנהלת הארגון מחויבת לתמוך ולגבות את ביצוע המהלך שהיא עצמה החליטה עליו.

כמובן, שבכל פרויקט של שיפור והתייעלות, כרוכה השקעה מסוימת ולכן נדרש לבחון היטב את כדאיות ההשקעה. לעיתים, למרות שנמצא שההשקעה בפרויקט כדאית מבחינה כלכלית, נעצר התהליך רגע לפני שלב הביצוע, והדו”ח על ממצאיו נגנז אי שם במגירתו של מנכ”ל הארגון. הבעיות הקיימות שבגינן התחיל הפרויקט לא באו על פתרונן, ויעדי הארגון נראים פתאום רחוקים וקשים להשגה.

מה מונע מחברי ההנהלה לבצע את תהליך ההתייעלות מחויב המציאות? מדוע ההנהלה יוזמת תהליך, משקיעה כספים וחוזרת בה רגע לפני שלב הביצוע בפועל?

למעורבות ודרכי ההתמודדות של מקבלי ההחלטות, ישנה חשיבות מכרעת בביצוע פרויקטים של שיפור והתייעלות. האופי המיוחד של הפרויקטים, המצריך שינוי מנטלי של אנשים, מציב לא מעט מחסומים המעכבים ולעיתים מונעים את תהליכי היישום.

בעיות השורש

שמרנות
תרבות ארגונית שמרנית יכולה לעיתים להוות מכשול לביצוע שינויים ארגוניים. תרבות שמרנית, תדחה הצעות יצירתיות ורעיונות שיובילו לשינוי, שיפור וקדמה. תרבות זו תתאפיין בקביעות ויציבות, ותשאף לחזק את הנורמות הקיימות ולקיימן בקפידה.

“אנחנו והם”
לא פעם קיימת התפיסה אצל מקבלי ההחלטות בארגון, הרואה בחברה המייעצת גוף זר אשר הגיע בכדי לייעץ בלבד. תפיסה זו גורמת לעיתים לחוסר אמון בדרך המוצעת ולדחיית הביצוע.

“החלום”
חוסר אמונה שהשינוי יוביל להצלחה ויקדם את מטרות הארגון, גורם להססנות ולהעדר החלטיות.
אם לא נאמין בחלום וביכולת שלנו לממש את היעדים שהגדרנו לארגון בסופו של דבר “הנבואה תגשים את עצמה”.

הפחד מהכישלון
זהו המחסום העיקרי הגורם לפסיביות וחוסר ביצוע. הפחד משתק את מקבלי ההחלטות וכובל את ידיהם. מקורו של הפחד נובע מהמחשבה על מה שיקרה אם המהלך יכשל. הכישלון כמובן, יכול להיות בפן האישי או בפן הפיננסי בארגון.

הפחד מהצלחה
נכון, נשמע מוזר ויותר הגיוני לחשוב שאנשים מפחדים מכישלון. לרובנו קל יותר לחיות עם המצב הקיים המוכר לנו ללא הפתעות ושינויים לכן, אנו נעדיף בד”כ לשמור על הסטטוס קוו. המחשבה היא שהשינוי, גם אם לפעמים הוא לטובה, עשוי לערער לנו את היציבות הקיימת בארגון.

קיבעון מחשבתי
אנשים התופסים את המציאות כנתון ולא כמשתנה, קיים קושי רב לשנות תפיסה של שיטת עבודה שהורגלה במשך שנים רבות. קיבעון מחשבתי, חוסר פתיחות וקשיחות של המנהלים יחלחלו גם לשאר עובדי הארגון ויכשילו כל ניסיון לביצוע השינוי.

“שבירת השגרה”
השגרה היא האויב הגדול של הארגון. ביצוע תהליך ההתייעלות מצריך כמובן הקדשת זמן של פונקציות שונות בארגון לצורך ראיונות, איסוף נתונים וכיו”ב. תמיד קיים התירוץ השגור בפי העובד או המנהל שאין להם זמן לבצוע המטלה, כיוון שהם עסוקים בעבודה השוטפת. הסכנה במקרה הזה היא להיבלע אל תוך הקיים ולא להיות מעורב בשינוי הקרב ובא.

ריבוי יועצים
ריבוי יועצים מבית ומחוץ יוצר מצב של בלבול בקרב מקבלי ההחלטות. כאשר ההחלטה הקלה והנוחה ביותר להנהלה היא הישארות במצב הקיים.

הכלים להתמודדות עם השינוי בארגון

תרבות ארגונית
תרבות ארגונית מוגדרת כמכלול של הנחות, ערכים, אמונות ומוסכמות חברתיות שעובדי ארגון מסוים שותפים להם. היא קובעת ציפיות הדדיות, דפוסי התנהגות במצבים שונים, ומכוונת יעדי ביצוע וכיווני פעולה ומנחה את חברי הארגון ומנהליו.

כאשר הנהלת הארגון מחליטה על ביצוע תהליך של ראורגניזציה – שינוי של שיפור והתייעלות, עליהם להבין, שראשיתו של התהליך חייב לחול בתוכם – בתרבות הארגונית הקיימת.

תרבות ארגונית המעודדת יוזמה, יצירתיות, חדשנות ואשר פתוחה לרעיונות חדשים, מהווה בסיס מוצק לביצוע והטמעת השינויים בארגון. מקבלי ההחלטות בארגון שכזה, יהיו בד”כ מגובשים ומאוחדים ורמת השיתוף והמעורבות שלהם תהיה גבוהה.

מנהיגות וחזון
מנהיג מוגדר כמי שמוביל אחריו אנשים להשגת מטרה מסוימת במינימום אמצעי כפייה. מנהיגות טובה תהיה דמוקרטית, תעודד נטילת סיכונים, תאציל סמכויות ותשים דגש על אנשים ועבודת צוות. כמובן, שלא כולנו ניחננו בכושר מנהיגות, אך לכל ארגון חייב להיות איש או צוות אנשים עם חזון, אשר יובילו אותו בביטחון אל המטרה. חשוב מאוד שהיעדים אל המטרה יהיו ברורים, מובנים, מוסכמים, מוחשיים וניתנים למדידה. כאשר “הדרך לפסגה סלולה” וכולם מכירים את “אבני הדרך”, הביטחון בצורך של השינוי יהיה גדול ולא יהיה חשש ליישם ולבצע.

יציאה מהמסגרת
כאמור, קיים קושי רב לשנות דפוס פעילות והרגלים ישנים. בכדי “להרוג פרות קדושות” ולצאת מהקיבעון יש צורך חיוני בפתיחות וחשיבה פורצת גבולות. כדאי לשנות את זווית ההתבוננות ולא לפעול רק כפי שלמדו אותנו. חשוב להיעזר באחרים ולצאת מהמסגרת הדמיונית המקבעת לנו את החשיבה.

אם נצא מהשגרה האופפת וננסה תמיד למצוא מנגנון טוב יותר מהקיים נוכל להגיע לחשיבה יצירתית ולבצע את השינוי הנדרש.

מטרה משותפת
יש צורך בבניית אמון בצוות יועצים אחד המגובש בדעותיו, שיכול להוביל את השינוי בביטחון תוך ניסיונו הרב מהעבר. חשוב מאוד שתהיה לכידות בין החברה שנשכרה לבין הארגון. התפיסה של “אנחנו והם” מהווה כישלון צפוי מראש לביצוע כל פרויקט מסוג זה. חייבים לזכור שהמטרה של חברת הייעוץ והארגון היא משותפת – עמידה ביעד שהגדיר הארגון. יש צורך בבניית אמון ע”י מעורבות אינטנסיבית של הארגון בכל שלבי הפרויקט.

מחויבות החברה לתוצאות
תפקיד חשוב יש לחברה המייעצת בבניית יחסי האמון עם הנפשות הפועלות בארגון. עוד בתחילת התהליך יש להגדיר את היעד המשותף והצרכים של הארגון, ובהתאם לכך להתוות את הדרך. הצהרה מפורשת של החברה, על המחויבות שלה להשגת התוצאות הנדרשות, יטעו תחושה של בטחון בקרב מקבלי ההחלטות. בנוסף, התחייבותה של החברה לעמוד ביעדים, תיצור סולידריות בקרב שני הצדדים ותקדם בבטחה את התהליך.

לסיכום
המעורבות של העובדים וההנהלה, מהשלב הראשוני של הפרויקט עד לשלב היישום, חיונית להצלחת הפרויקט. שינוי התפיסה, השקיפות והשיתוף בכל הנעשה יובילו בסופו של דבר לאומץ לבצע וליישם את השינוי הנדרש. כולנו צריכים לתרום את חלקנו בעשייה וכך נסיר מעלינו את המחסומים שיעכבו את הביצוע ואת ההצלחה של הפרויקט.

כתב: אורן רחמים – מנהל פרוייקטים